INDIRECTの#REF問題の詳細

　INDIRECT 関数を設定したときには正しく値が取得できていたのに、ファイルを開きなおしたら「#REF」になってしまうこと、ありますよね。なぜこの問題が起きるかと言うと、そもそもExcelの関数は参照先のファイルが開いている時に動作するものと、開いていなくても動作するものに分けられます。INDIRECT関数はその中でも、参照先のファイルが開いている状態でないとエラーになってしまうという制約があるからです。

　それでは実際に2つのエクセルファイルを作成してINDIRECTがエラーになることを確認しましょう。適当なExcelファイル、book1.xlsx と book2.xlsx を作成します。

　それぞれのファイルの中身として、INDIRECT関数で参照されるブック名をTarget book name としてD2セルに、INDIRECT関数で参照される文字列を「Read this string→」というセルの横（D6セル）に記入します。

　book1 から book2の値を参照します。具体的な操作としては、book1のD4セルで=を打ち込み数式入力状態にしたうえで、book2のD6セルをクリックします。

　book1に数式が入力され、book2のD6セルのない世杖ある「This is book2」が表示されました。余談ですが、この状態でbook2を閉じると、下記のようにbook2のパス（例では「=’C:\Users\xxx\Desktop\[book2.xlsx]Sheet1′!$D$6」）が数式上で展開されます。これがINDIRECTに指定すべき、正式なパスになります。INDIRECTを使用してないこの段階であれば、book2のD6セルを編集すると、book2が開いているか閉じているかに関わらず、book1のD4セルの値が更新されることが確認できます。

　次に、この値のうち、ファイル名（ブック名）にあたる[]で囲まれている箇所をセルを参照するように書き換えます。いきなりINDIRECTを書くのではなく、まずはINDIRECTのカッコ内に指定する値（例で言うと=”‘C:\Users\xxx\Desktop\[” & D2 & “.xlsx]Sheet1’!$D$6″）を書くと非常にわかりやすいです。

　ではこの数式D4をさらにINDIRECTで囲むなり、他のセルにINDIRECTを書き、カッコの中身としてD4を指定するなどして、INDIRECTによる参照を有効にします。（例ではD5セルに「=INDIRECT(D4)」を入力しています）

　この状態で、D2セルに入力した参照先のブック名をbook1、book2と交互に切り替えると、INDIRECTで参照しているD5セルの結果も「This is book1」「This is book2」と交互に切り替わります。

　book2 を参照した状態で book2を閉じると、D5セルが #REF として参照エラーになってしまうことが分かります。もし、きちんと値が表示されている、という場合はbook1を開きなおしてみてください。D5セルが#REFになると思います。同時にbook2も開くと、きちんと「This is book2」が表示されるため、数式のエラーではないことが分かります。

　それではどうすればいいのかというと、VBAのマクロを使用するというのが方法としてあります。何とかセルへの数式だけで実現したいところですが、セルの数式では実現不可能ですので仕方ありません。

　開発リボンから挿入 > フォームコントロールのボタンを挿入します。

　この時、同時にマクロを作成できますので作成しておきます。名前は何でもよいですが、今回はリロード_Clickとしておきます。

　マクロを利用して、D4セルに記載される数式を
=’C:\Users\xxxx\Desktop[” & Range(“D2”).Value & “.xlsx]Sheet1′!$D$6”
とすることで
=’C:\Users\xxxx\Desktop[book1.xlsx]Sheet1′!$D$6
=’C:\Users\xxxx\Desktop[book2.xlsx]Sheet1′!$D$6
のいずれかに動的に切り替わるようにしています。

　なお、もしリロードボタンを押した際に下記のようにファイルダイアログが開くのであれば、ファイルが存在しない（または、数式が間違っている）可能性がありますので、数式やファイルの存在の確認をしましょう。

　なお、拡張子がxlsxのまま保存すると作成したマクロが削除されてしまいますので、保存する際はマクロつきのエクセルファイル（.xlsm）として保存をお願いします。

　いかがでしたでしょうか？INDIRECTは閉じられたファイルに対して使用すると#REFのエラーが発生してしまい、それを回避するためにはINDIRECTではなくマクロを使用して外部ファイルを参照するような数式を生成する必要がある、という結果となりました。マクロまで作成するのは敷居が高い、場合によっては使えない可能性のある手段ですが、どうしても参照先ファイルをセル参照で柔軟に設定したい、という場合に使える重要なテクニックですので、ぜひお役立てください。

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ドロップダウンリストに複数のリストを設定したときの制約

　入力規則でリストのデータソースとして複数のドロップダウンリストを設定すると、次の画面のようなメッセージが表示されます。

　リストの元の値は、区切り文字で区切られたリストか、または単一の行または列の参照でなければなりません（The list source must be a delimited list, or a reference to single row or column）

　あるいは、リストに複数のリスト名を指定してもエラーとなります。

条件 データの入力規則には、参照演算子（OR 演算子、AND 演算子、範囲演算子など）および配列定数は使用できません（You may not use reference operators (such as unions, intersections, and ranges) or array constants for Data Validation criteria）

２つのリストを結合したリストを作成する

　２つのリストを結合したリストを作成することでこの問題を解決してみましょう。まずは、通常通りリストを2つ作成します。適当に2列のデータ項目の羅列を作ればよいです。

　最初に結論から言うと、①リスト１の末端を調べる。②リスト１の末端からリスト２の要素を表示させる。の２つさえ実現できれば、リストの結合は可能です。まずは、リスト１の末端を調べるために、リスト１の総個数を調べましょう。

　次に、行数がわかるように行番号を数える列を追加しましょう。

　リスト１の末端以降かを判定するには、行数とデータ数を比較し、行数がデータ個数を超えていることで判定します。

　次に、行数がリスト１の個数を超えていた場合、リスト２の何番目の値を表示すればよいかを計算します。リスト１のデータがゼロ個ならリスト２の表示は行数を完全に一致するわけですからROW()となりますが、リスト１の個数分だけオフセットをかける必要がありますから、G列（リスト１のデータ個数）を引きます。

　これで、リスト１の範囲を超えているかどうかと、リスト２の何行目のデータを表示するか、という２つのポイントがクリアできました。この状態でリスト１のデータ行を増やしたり減らしたりすることで、この数式がどのように作用するのかを知ることが出来ます。

　次に、これらの列を利用して、リスト1の範囲を超えていたら（H列がTRUEなら）リスト２の指定行（I行）のデータを表示する、という数式を入力してみます。

　一部データに0が表示されていますが、INDIRECTの特徴として参照先のセルが空文字だと0が表示されます。参照先が空文字ではないときだけINDIRECTするように IF(INDIRECT(x)=””,””,INDIRECT(x))というような数式で囲めば、下記のようにきれいにリストが出ます。

　この後、F列をドロップダウンリストのデータ元として設定すれば、常にリスト１とリスト２を合わせたものをドロップダウンリストから選択させることが可能です。また、ドロップダウンリスト末尾の空白セルが気になる場合は、OFFSETとCOUNTIF(“?*”)でリストの範囲を適切に設定することで空白を除去することが可能です。

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　仕様書が無い状態で数式が設定されたセルを正確に把握する必要があるのですが、この場合にFITS内で使われている「数式が設定されたセルのみを強調（色づけ）表示する」テクニックをまとめました。

数式入りのエクセルを用意する

　下記のように数式を入力したシートを用意します。数式はなんでもよいです。下記の例では、B5セルに『=SUM(B1:D1)』が、D8セルに『=IF(TRUE,1,0)』が入力されています。

シート全体に条件付き書式設定を行う

　シートの左上のボタンをクリックし、シート全体を選択状態とします。なお、このボタンはMicrosoft社公式で「すべて選択ボタン」と呼ばれているものです。

　ホームタブのリボンメニューから「条件付き書式」＞「新しいルール」を選びます。

　条件付き書式で「数式を使用して、書式を設定するセルを決定」を選択し、「次の数式を満たす場合に値を書式設定：」の欄に「=ISFORMULA(A1)」と入力し、OKをクリックします。

　これで書式が設定され、数式が設定されたセルが赤色に色付けして表示されることで、強調表示となりました。

　いかがでしたでしょうか？このように数式を抽出し「こんな計算式が入っているみたいですねー」といった地道な確認作業を担当者の方としていきます。
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